Congressos

Parte II - Normas Operacionais e Financeiras

A responsabilidade por todo o gerenciamento operacional e financeiro do Congresso, incluindo toda a comercialização, ficará a cargo da SBC, sob a supervisão da Comissão Organizadora.

Para tanto, alguns passos devem ser tomados após a definição, pelo Conselho Deliberativo e Assembléia Geral Ordinária da SBC, de qual cidade sediará o Congresso e o seu respectivo Presidente.

PREPARAÇÃO DO "BOOK DE COMERCIALIZAÇÃO"

Na preparação deste material, que será distribuído para todas as possíveis empresas participantes do Congresso, estará sendo apresentado:

• Planta de Exposição, com a indicação do posicionamento de todos os estandes e seu tamanho.
• Horários e salas disponíveis para realização dos Simpósios Satélites das empresas patrocinadoras.
• Possíveis Itens de Patrocínio para o Congresso.
• Ranking da SBC atualizado.
• Definição dos preços para comercialização relativos a cada um dos itens acima descritos.

A distribuição deste "Book de Comercialização" e a respectiva reunião anual, junto as empresas participantes, para a venda do Congresso deverão ocorrer preferencialmente:

• Distribuição:     até SETEMBRO do ano anterior ao evento
• Reunião Anual: até OUTUBRO do ano anterior ao evento

PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO DO CONGRESSO

Deverá ser preparado até Dezembro, o Planejamento Financeiro do Congresso, que será aprovado pela Comissão Organizadora e pela Diretoria da SBC.

Todo o monitoramento financeiro do Congresso será de responsabilidade da SBC (Gerente Geral) que deverá preparar relatórios de acompanhamento periódicos para que a Comissão Organizadora e a Diretoria da SBC possam acompanhar o andamento dos trabalhos que estão sendo desenvolvidos.

Este relatório de acompanhamento deverá conter além de informações financeiras, dados qualitativos e quantitativos referentes aos trabalhos operacionais e científicos do Congresso.

INSCRIÇÕES NO EVENTO

Visando otimizar os controles sobre as inscrições antecipadas no Congresso Brasileiro, apresentamos abaixo o calendário para as pré-inscrições:

Os valores de inscrição serão definidos pela Comissão Organizadora, tendo as seguintes categorias:

ACESSO ÀS SALAS DA PROGRAMAÇÃO CIENTÍFICA

Todo e qualquer participante, devidamente inscrito no Congresso, terá direito ao acesso a qualquer sala da Programação Científica. Nos casos das atividades de "Atualização Curricular" e "Fóruns" haverá o controle de acesso às salas, em função da quantidade de vagas (controle será feito através de inscrição específica e cartão de acesso).

CONGRESSISTAS (MÉDICOS)

Acesso a todas as salas da Programação Científica, com exceção das salas do Fóruns. Para que o congressista tenha acesso às salas dos fóruns, deverá estar inscrito nos mesmos, pagando as respectivas taxas, e recebendo o crachá específico.

INSCRITOS NOS FÓRUNS

Somente terão acesso às salas de Fóruns, não podendo participar das demais atividades científicas para congressistas médicos. Caso o inscrito no Fórum deseje participar destas atividades, deverá inscrever-se no evento como congressista médico, pagando as respectivas taxas e recebendo o crachá específico.

CONTROLE DAS INSCRIÇÕES - ATUALIZAÇÃO CURRICULAR E FÓRUNS

Para que o Congresso tenha um maior controle sobre estas atividades, o acesso às salas será controlado através de senhas (cartões de acesso ou crachá específico), que será distribuído somente para os participantes que fizerem suas inscrições nestas atividades científicas. Isto deve-se para que o participante inscrito nessas atividades garanta a sua efetiva participação.

Obs.:

• Atualização Curricular: ocorre em 02 dias consecutivos e, em alguns casos, em salas que não comportam tantas pessoas
• Fóruns: ocorrem em salas de menor capacidade de pessoas.

SERVIÇOS CONTRATADOS PARA O CONGRESSO

Tendo em vista o gerenciamento financeiro estar sob a responsabilidade da SBC, todo e qualquer pagamento para o Congresso somente será efetuado após negociado junto à Sociedade. Em nenhuma hipótese, pagamentos serão realizados sem o conhecimento prévio da SBC, para que os mesmos sejam analisados com base no Planejamento Financeiro do Congresso.

Em função dos elevados custos envolvidos para a realização dos Congresso Brasileiros da SBC, todo e qualquer serviço contratado ou gastos que se fizerem necessários somente serão realizados obedecendo a seguinte regra:

• 1º lugar: Negociar o patrocínio com as empresas participantes do evento.
• 2º lugar: Subdividir os gastos em 02 tipos, aqueles considerados Estratégicos (E) e os Não-Estratégicos (NE).

Somente para os itens considerados Estratégicos o Congresso irá desenvolvê-los, mesmo se não tiverem patrocínio, de conformidade com o Planejamento Financeiro do Congresso.

No caso dos Não–Estratégicos, somente serão desenvolvidos se tiverem patrocínios.

• 3º lugar: Realizar os gastos de acordo com os patrocínios obtidos.
• 4º lugar: Quando possível, ter pelo menos 03 cotações de preços, levando-se em consideração:

• Preço do serviço / produto
• Experiência em eventos equivalentes ao Congresso da SBC
• Histórico de trabalho junto a SBC

AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL

O Congresso recebe 02 (dois) públicos diferentes (convidados palestrantes e congressistas em geral), sendo que ambos necessitam de transporte aéreo e/ou de hotel para participarem do evento, caso sejam provenientes de outras cidades.

Desta forma, e com o objetivo de melhor estas pessoas, estamos dividindo os serviços de atendimento para 02 (duas) agências de turismo, sendo uma para atendimento VIP dos convidados palestrantes e outra para atendimento aos congressistas em geral.

Importante destacar que toda e qualquer agência de turismo para trabalhar para o Congresso deverá ter os seguintes pré-requisitos:

• Experiência em eventos equivalentes aos Congressos Anuais da SBC e, se possível, na área médica;
• Ter infra-estrutura operacional para atendimento a eventos;
• Oferecer a melhor relação preço nos pacotes de viagens (passagem aérea + hotel) e benefícios para o Congresso (gratuidade, fee para o Congresso, passagens aéreas e hospedagens pré-eventos, etc.);
• No caso da agência que atenderá os convidados palestrantes, deverá possuir pessoal qualificado para atendimento aos médicos estrangeiros, no mínimo com fluência nas línguas inglesa e espanhola.

Toda e qualquer negociação junto às cias. aéreas e rede hoteleira deverá passar pela análise e aprovação da Comissão Organizadora, bem como todos os benefícios auferidos nesta negociação deverão ser apresentados à essa comissão para sua apreciação.

Vale ressaltar que estas agências de turismo deverão:

• Agência para Convidados Palestrantes Nacionais e Estrangeiros

Estar baseada na cidade do Rio de Janeiro, em função do proximidade com a Central de Eventos da SBC, setor responsável pelo monitoramento de todos os convidados palestrantes do Congresso. O fato de se ter uma empresa baseada na cidade do Rio de Janeiro, visa a tornar este gerenciamento mais efetivo, bem como facilitar qualquer tipo de troca de informações entre a SBC e a agência de turismo, e a realização de reuniões periódicas para controle e follow-ups deste processo.

Esta agência ficará responsável pelo gerenciamento de todo o pacote de viagem dos palestrantes, devendo:

• Contatar e agendar o plano de vôo (chegada e saída), sempre de acordo com a política da SBC. Será de responsabilidade da agência todo o contato com os palestrantes estrangeiros (telefone, fax e e-mail).
• Administrar a alocação dos palestrantes no(s) hotel(éis) head-quarter(s), de acordo com a distribuição definida pela Comissão Organizadora.
• A agência deverá encaminhar à Central de Eventos da SBC, na periodicidade negociada, relatório contendo informações sobre a data de chegada e saída de cada um dos convidados palestrantes.

• Agência para os Congressistas em Geral (AGÊNCIA OFICIAL DO CONGRESSO)

Como forma de incentivar os prestadores de serviços locais, esta agência deverá estar baseada na cidade onde o Congresso estiver sendo realizado.

Esta agência ficará responsável pelo controle da emissão dos bilhetes de passagens aéreas e dos vouchers nos hotéis oficiais do Congresso.

PRODUÇÃO GRÁFICA

Tendo em vista esta parte operacional do Congresso estar vinculada a data-limite para sua execução, abaixo relacionamos os itens relativos a produção gráfica do evento e sua classificação de importância.

OUTROS ÍTENS

Obs.: No caso da Solenidade e Show de Abertura, os mesmos acontecerão na noite do 1º dia de congresso. Caso não se tenha patrocínio para sua realização, estes eventos deverão ocorrer no próprio Centro de Convenções, para que não se tenha custos de locação de área.

SECRETARIA DE CREDENCIAIS

Os serviços de Secretaria de Credencias estará em funcionamento nos seguintes dias e horários:

• Sábado: a partir das 9:00 h até 18:00 h
• Domingo a Quarta-feira: no mínimo 01 hora antes do início da programação científica, até no máximo 01 hora antes do término da programação científica.

SERVIÇO DE TRANSPORTE NO CONGRESSO

Este serviço estará sendo controlado de 02 formas distintas, e sempre de acordo com a logística da cidade onde o Congresso estiver sendo realizado. Vale ressaltar que os serviços de transporte do Congresso somente estarão sendo executados para os hotéis oficiais do evento.

• Transporte para os Palestrantes Nacionais e Estrangeiros
• Transporte para os Congressistas

1. PALESTRANTES NACIONAIS E ESTRANGEIROS (hotéis específicos)

• Aeroporto – Hotéis (chegada)

Para todos os palestrantes convidados, somente durante o período do congresso (Sábado a Quarta-feira).

• Hotéis – Centro de Convenções – Hotéis (durante o período do evento)

Domingo a Quarta-feira

Ao longo de todo o horário da Programação Científica, e em intervalos de mínimo 20 minutos e máximo de 40 minutos.

Sábado

Estaremos disponibilizando transporte das 10:00 às 18:00 h, e em intervalos que variam de 30 a 60 minutos.

• Hotéis – Aeroporto ou Centro de Convenções – Aeroporto (saída)

Não haverá transporte para estes percursos. A exceção é feita somente para os palestrantes internacionais.

1. CONGRESSISTAS (demais hotéis oficiais)

• Aeroporto – Hotéis (chegada)

Não haverá transporte para este percurso.

• Hotéis – Centro de Convenções – Hotéis (durante o período do evento)

Domingo à Quarta-feira

Nos seguintes horários, com intervalos de 30 a 45 minutos.

• Parte da manhã (hotéis – centro de convenções):

Início: 6:30 ou 7:00 h (depende da cidade / início da programação científica)

Fim: 10:00 h

• Parte da tarde (centro de convenções – hotéis)

Início: 90 minutos antes do término do horário da programação científica

Fim: até 60 minutos após o término da programação científica

Sábado

Estaremos disponibilizando transporte das 10:00 às 18:00 h, e em intervalos que variam de 45 a 60 minutos.

• Hotéis – Aeroporto ou Centro de Convenções – Aeroporto (saída)

Não haverá transporte para estes percursos.

CONSIDERAÇÕES GERAIS

1. Será confeccionado anualmente uma Pesquisa de Opinião a ser distribuída a todos os participantes do evento, na qual deverá constar uma análise sobre:

• Programação Científica e Social
• Serviços de Transporte
• Serviços de secretaria de Credenciais
• Serviços da Agência de Turismo Oficial
• Infra-estrutura do Centro de Convenções
• Infra-estrutura da cidade (hotéis e aeroporto)
• Exposição Paralela
• Simpósios Satélites

2. Será elaborado, por parte da Comissão Organizadora, um relatório final, contendo uma análise detalhada sobre:

• Atividades científicas
• Nº de participantes por sala / atividade científica
• Inscritos
• Prestadores de Serviços
• Infra-estrutura da cidade e do centro de convenções
• Resultado financeiro

APURAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DO RESULTADO FINANCEIRO DO CONGRESSO

O resultado final do Congresso deverá ser apurado num período de até 45 dias após a realização do evento, devendo sua distribuição às Sociedades Estaduais da SBC ser efetuada imediatamente, de acordo com o Estatuto da Sociedade.

• 10% para a Sociedade Estadual em cujo local foi realizado o Congresso.
• 20% para as demais Sociedade estaduais, de acordo com o critério estabelecido pela Diretoria da SBC.
• 70% ficarão com a SBC.

CRITÉRIO DE RATEIO (20% DO LUCRO DO CONGRESSO)

Com o objetivo de criar melhores condições de infra-estrutura para as Sociedades Estaduais situadas em regiões menos privilegiadas de nosso país, bem como estimular o crescimento de sócios da SBC em cada um desses Estados, o critério de rateio dos 20% sob a responsabilidade da Diretoria será o seguinte:

• 10% igualmente entre todas as Sociedades Estaduais, independente do número de sócios.
• 10% proporcional ao número de sócios quites de cada Sociedade Estadual em relação ao total de sócios quites da SBC.